PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS OLEH PEGAWAI DI KANTOR KEPALA DESA LUMBUNG KECAMATAN LUMBUNG KABUPATEN CIAMIS

Sari

ABSTRAKArsip dinamis mempunyai peranan penting karena arsip dinamis merupakan arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu, yang bertujuan untuk menunjang pengambilan keputusan, pelaksanaan operasional,penyediaan bahan bukti kebijaksanaan, dan kegiatan organisasi. Akan tetapi dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip ini sering di sepelekan oleh sebagian besar pegawai, hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang di serahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang di perlukan sebagai seorang arsiparis. Dalam pengelolaan arsip di kantor kepala desa ini masih terdapat permasalahan yaitu masih menumpuknya arsip yang belum ditempatkan sesuai kode arsip, belum melakukan kegiatan merekam inforamasi dengan alat media rekam, pemeliharaan arsip belum terjadwal dan belum melakukan penyusutan arsip. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis di kantor kepala desa Lumbung kecamatan Lumbung kabupaten Ciamis. Pelaksanaan penelitian ini menggunakan jenis penelitian deskriptif, dengan menggunakan metode deskriptif maka penelitian ini termasuk penelitian kualitatif. Sumber data yang diperoleh berdasarkan data primer dan data sekunder. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Teknik analisis yang digunakan adalah menganalisis data penelitian kualiatatif. Adapun yang menjadi informan dalam penelitian ini adalah Kepala Desa 1 orang, dan pegawai desa sebanyak 7 orang. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis dapat diketahui bahwa pengelolaan arsip dinamis oleh pegawai di kantor kepala desa Lumbung kecamatan Lumbung kabupaten Ciamis, belum seluruhnya berjalan dengan baik yaitu pengelolaan arsip seperti penciptaan dan penggunaan arsip sudah mulai dilakukan tetapi untuk pemeliharaan dan penyusutan arsip belum optimal dalam pelaksanaannya, yang menyebabkan arsip kurang terjaga keamanannya dan volume arsip semakin bertambah. Adapun hambatan-hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu : kurangnya sarana dan prasarana untuk pengelolaan arsip, belum ada sumber daya manusia yang mampu mengelola kearsipan dengan baik, pegawai belum memiliki kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dinamis dengan baik dan benar. Upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan tersebut, yaitu: mengajukan permohonan untuk membuat ruangan khusus arsip dan pegawai membawa sarana pribadi untuk kekurangan laptop, salah satu pegawai diikutsertakan dalam pelatihan tentang pengelolaan arsip yang diselenggarakan oleh badan kearsipan daerah, meningkatkan kesadaran pegawai untuk selalu berkoordinasi dengan badan kearsipan daerah.Kata kunci : Pengelolaan Arsip Dinamis