PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DISEKRETARIAT DPRD KABUPATEN CIAMIS

Sari

ABSTRAK Penelitian ini dilatar belakangi oleh belum optimalnya pengelolaan arsip dinamis disekretarit DPRD Kabupaten Ciamis. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif survei dengan jumlah informan sebanyak 6 orang yang terdiri dari 1 orang kabagmum, 1 orang kasubag umum dan kepegawaian, 1 orang kasubag perlengkapan, 1 orang kasubag program, 1 orang kasubag rapat dan risalah, 1 orang kasubag rapat dan perundang-undangan, dan 1 orang kasubag pembayaran dan pembukuan. Adapun teknik pengumpulan data menggunakan studi kepustakaan dan studi lapangan yang terdiri dari observasi, wawancara dan dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, display data, dan verifikasi data yang diinterpretasikan secara kualitatif yang bersumber dari hasil observasi dan wawancara.Berdasarkan hasil penelitian diperoleh kesimpulan bahwa Pelaksanaan pengelolaan arsip dinamis di Sekretariat DPRD Kabupaten Ciamis belum berjalan secara optimal, hal tersebut dapat dibuktikan dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis bahwa masih ditemukannya permasalahan permasalah seperti pengelolaan surat masuk, surat dinas, nota dinas dan ekspedisi surat masih bersifat manual, lamanya pencatatan surat masuk, surat keluar dan sulitnya surat ditemukan kembali pada saat dibutuhkan, tertumpuknya surat atau dokumen mengakibatkan hilangnya data dan informasi tidak dapat tersampaikan serta kesulitan untuk mencari keberadaan surat tersebut.Hambatan-hambatan yang ditemukan dalam pengelolaan arsip dinamis disekretariat DPRD Kabupaten Ciamis meliputi Sumber daya manusia masih minim, Belum memiliki depo arsip khusus, kurangnya sarana dan prasarana yang menunjang serta fasilitas-fasilitas pendukung untuk mengelola arsip, kurangnya kesadaran dari pegawai dalam hal kearsipan, kurangnya kesadaran dan pemahaman pegawai dalam melaksanakan kegiatan kearsipan baik dalam hal penciptaan, pemeliharaan maupun penyusutan arsip. Upaya-upaya yang dilakukan dalam mengatasi hambatan-hambatan pengelolaan arsip dinamis disekretariat DPRD Kabupaten Ciamis meliputi pegawai yang bertugas sebagai Arsiparis diikutsertakan dalam program magang tata kelola kearsipan yang baik dan benar, mengajukan permohonan pembuatan gedung arsip khusus dan fasilitas pengelolaan kearsipan, mengajukan tambahan fasilitas pendukung dalam mengelola arsip, memberikan pemahaman kepada pegawai mengenai IT, meningkatkan kesadaran pegawai supaya lebih tahu pentingnya mengelola arsip dengan baik. Kata Kunci: Pengelolaan Arsip Dinamis